La comunicazione esterna è uno degli aspetti che connotano la comunicazione organizzativa e viene di consueto utilizzata per dialogare direttamente con tutti gli interlocutori esterni all'ente/organizzazione o più genericamente si rivolge all'utenza potenziale attraverso azioni di comunicazione di massaLa comunicazione esterna rivolta all’utenza, alle altre amministrazioni o enti, imprese o associazioni, contribuisce a costruire la percezione della qualità del servizio e costituisce un canale permanente di ascolto e verifica del livello di soddisfazione del cittadino/utente/paziente, tale da consentire all'organizzazione di adeguare di volta in volta il servizio offerto.

Obiettivi 

  • far conoscere l'Amministrazione, i servizi e i progetti dell'ente;
  • facilitare l'accesso ai servizi e agli atti dell'Amministrazione;
  • conoscere e rilevare i bisogni dell'utenza;
  • migliorare l'efficacia e l'efficienza dei servizi;
  • favorire i processi di sviluppo sociale, economico e culturale;
  • accelerare la modernizzazione di apparati e servizi;
  • svolgere azioni di sensibilizzazione e policy making.

Un Piano di Comunicazione definisce, descrive e pianifica: pubblico, strategie, obiettivi, attività, scadenze della comunicazione. L’obiettivo è avere una pianificazione del messaggio e della modalità di trasmissione del messaggio, che sia in ogni suo aspetto integrata, coerente e coordinata.

Il Piano di Comunicazione è, quindi, lo strumento che consente di programmare, gestire e monitorare le strategie e le azioni previste, finalizzate alla comunicazione ed al raggiungimento di specifici obiettivi.

La Legge 150/2000 ha reso obbligatorio il piano di comunicazione .

Elaborato e verificato annualmente, il Piano di Comunicazione definisce in dettaglio:

– le categorie di destinatari del messaggio
– il messaggio da trasferire al pubblico
– i mezzi di comunicazione da utilizzare per veicolare il messaggio
– la programmazione delle attività di comunicazione
– il budget per l’attuazione delle iniziative programmate
– il monitoraggio delle attività per misurare l’efficacia degli interventi

Il Piano si attua affiancandosi alla gestione aziendale, ad ogni livello, con interventi mirati solo per il tempo necessario e nel rispetto del budget previsto, con conseguente ottimizzazione dei costi. L’intervento comincia con un’analisi generale ed una pianificazione a medio termine degli obiettivi fissati, passando poi alla realizzazione pratica con controllo mensile / trimestrale e relativo rilascio di feedback, per poter correggere, laddove necessario, i traguardi raggiunti, i piani attuativi e i loro relativi budget.